Grundsätzlich darf, wenn in einem gegebenen Abrechnungszeitraum ein Überschuss der Vorsteuer über die geschuldete Steuer auftritt, der Steuerpflichtige in der USt-Erklärung die Erstattung dieses Überschusses auf sein Bankkonto beantragen. Das betrifft aber nicht außerhalb von Polen ansässige Steuerpflichtige, die in Polen nur Waren- oder Leistungserwerbe bewirken, aber in Polen gar keine umsatzsteuerbaren Handlungen tätigen. Die Registrierung des Steuerpflichtigen für die Zwecke der Umsatzsteuer in Polen ist unerheblich, d.h. die Registrierung in Polen ist nicht ausreichend, um die Steuerrückerstattung im Rahmen des Regelbesteuerungsverfahrens (in einer polnischen USt-Erklärung) zu erhalten.

Dies hat das oberste Verwaltungsgericht in Warschau in den Urteilen I FSK 737/14, I FSK 1669/12, I FSK 1351/11 und I FSK 1575/11 bestätigt. Das Gericht betonte, dass es unwesentlich ist, dass der Steuerpflichtige Leistungen erbringt oder Waren außerhalb von Polen verkauft, die mit der Mehrwertsteuer in einem anderen Land (als Polen) besteuert werden, weil diese Mehrwertsteuer mit der Umsatzsteuer in Polen nicht identisch ist. Das Gericht argumentierte außerdem, dass der Steuerpflichtige als USt-Pflichtiger betrachtet wird, wenn er im Wirtschaftsverkehr auftritt und in Polen umsatzsteuerbare Handlungen als Produzent, Dienstleister, Kaufmann oder ähnliches Subjekt tätigt. Die polnische Umsatzsteuer ist nämlich eine territoriale Steuer. Das bedeutet, dass der gegebene Steuerpflichtige, der auf einem Hoheitsgebiet das Recht, die Vorsteuer abzuziehen, wahrnehmen will, auch auf ebendiesem Gebiet die geschuldete Steuer ausweisen muss.
Um die Erstattung der Vorsteuer zu erhalten, muss also die geschuldete Steuer auf umsatzsteuerbare Handlungen in Polen, die im Art. 5 Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes erwähnt wurden, entstehen, d.h. Lieferung von Gegenständen oder Erbringung von Leistungen gegen Entgelt, Ausfuhr von Waren, Einfuhr von Waren, innergemeinschaftlichen Warenerwerb gegen Entgelt, oder innergemeinschaftliche Warenlieferung. Das Gericht stellte fest, dass ein einmaliger Verkauf in geringer Höhe, der in Polen nach Abgabe des Antrags auf Erstattung getätigt wurde, nicht ausreicht, um ein solches Subjekt für einen USt-Pflichtigen in Polen zu halten.

Das Gericht fasste zusammen, dass Art. 170 und 171 der Richtlinie 2006/112/EG vorsehen, dass die Erstattung der Steuer für solche Steuerpflichtige aufgrund der Vorschriften der Richtlinie 2008/9/EG erfolgen darf, also im Rahmen des VAT-Refund-Verfahrens. Gemäß diesen Vorschriften ist der Vorsteuervergütungsantrag anzufertigen und über ein elektronisches Portal im Mitgliedsstaat der Europäischen Union, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist, zu stellen. Der Antrag muss bei den Steuerbehörden im Ansässigkeitsstaat des Steuerpflichtigen bis zum 30.09. des Jahres eingereicht werden, das auf das Jahr folgt, in dem die Vorsteuer ausgewiesen wurde. Der Antrag für die Vorsteuer aus dem Jahre 2017 muss also bis zum 30.09.2018 eingereicht werden.