Strukturierte Rechnung und nationales E-Rechnungs-System (KSeF) ab 1. Januar 2022 (Stand vom 28.02.2022)

Am 15. November 2021 unterzeichnete der Präsident der Republik Polen das Gesetz vom 29. Oktober 2021 zur Änderung des Gesetzes über die Umsatzsteuer und einiger anderen Gesetze, mit dem ab dem 1. Januar 2022 die Vorschriften über eine neue Art von Rechnungen, sog. strukturierte Rechnungen (E-Rechnungen), und das System, über das diese ausgestellt und empfangen werden können, d.h. das nationale E-Rechnungs-System (poln. Krajowy System e-Faktur, KSeF), eingeführt wurden. Die Regelungen betreffen sowohl Geschäfte mit polnischen als auch solche mit ausländischen Vertragspartnern.

Nachfolgend finden Sie Informationen über die wichtigsten Änderungen, die durch die Gesetzesnovelle in Kraft getreten sind.

E-Rechnungs-System und strukturierte Rechnung

Die mit den neuen Vorschriften eingerichtete strukturierte Rechnung wird als eine Art elektronische Rechnung betrachtet. Das am 18. November im Gesetzblatt veröffentlichte Gesetz definiert sie als eine Rechnung, die über das nationale E-Rechnungs-System ausgestellt wird und der eine Nummer zur Identifizierung in demselben zugewiesen wird. Diese strukturierten Rechnungen gelten im Jahr 2022 neben den derzeit im Geschäftsverkehr zirkulierenden elektronischen und Papierrechnungen.

Das KSeF ist ein spezielles IT-System für die Ausstellung, den Empfang und die Aufbewahrung strukturierter Rechnungen. Es betrifft aktive USt.-Pflichtige, Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind und steuerpflichtige Unternehmen, die in Polen für ein spezielles OSS-Verfahren identifiziert wurden und eine polnische USt.Id.Nr besitzen.

 Technische Details

Gemäß dem geänderten Gesetz werden strukturierte Rechnungen von den Steuerpflichtigen in den Finanz- und Buchhaltungssystemen nach der vom Finanzministerium erstellten Vorlage im XML-Format (unter der Bezeichnung FA(1)) oder direkt im E-Rechnungs-System erstellt. Den logischen Aufbau (Struktur) entnehmen Sie bitte dem untenstehend verlinkten Musterdokument.

Der Umfang der in der der Vorlage FA(1) enthaltenen Daten ist wesentlich größer als in der JPK-Datei, die derzeit von den Steuerpflichtigen verwendet wird. Nach den neuen Vorschriften enthält die strukturierte Rechnung mehr Informationen über den Geschäftsvorgang, so z.B. die angewandten INCOTERMS-Bedingungen.

E-Rechnungs-System

Die im Finanz- und Buchhaltungssystem des Steuerpflichtigen ausgestellten Rechnungen werden mittels einer Schnittstellensoftware, der sog. API (engl. application programming interface), die die Verbindung und den Datenaustausch in der Kommunikation zwischen IT-Systemen ermöglicht, an das KSeF gesendet. Das System prüft, ob die in der Rechnung enthaltenen Daten mit der strukturierten Rechnungsvorlage übereinstimmen. Ist dies der Fall, erhält die Rechnung eine Nummer, die sie im System mit einem Datums- und Zeitstempel eindeutig identifiziert. Werden Fehler in der Rechnung festgestellt, erhält der Rechnungsaussteller eine Ablehnungsmeldung. Eine solche Rechnung erhält im KSeF keine Identifikationsnummer; sie wird erst nach erneuter Übermittlung in der korrekten Form als strukturierte Rechnung betrachtet.

Ausstellung, Versand und Empfang einer strukturierten Rechnung

Die neuen Vorschriften stellen klar, dass eine strukturierte Rechnung an dem Tag als ausgestellt gilt, an dem sie an das KSeF übermittelt wird. Als Datum des Eingangs der strukturierten Rechnung beim Rechnungsempfänger gilt jedoch das Datum, an dem das KSeF der Rechnung eine Identifikationsnummer zuweist.

Der Empfang strukturierter Rechnungen über das KSeF erfordert die Zustimmung des Empfängers. Solange das KSeF als freiwillig gilt, darf der Empfänger den Empfang der Rechnung über das KSeF verweigern. Stimmt der Empfänger dem Empfang über das KSeF nicht zu, behält der Aussteller das Recht, die strukturierte Rechnung im System auszustellen, und die auf diese Weise ausgestellte Rechnung dem Empfänger auf eine andere mit ihm vereinbarte Weise zu übermitteln, z. B. per E-Mail oder in Papierform; die Rechtsfolgen des Rechnungseingangs ergeben sich dann aus den derzeit geltenden Regeln. Eine solche Rechnung wird den Charakter einer strukturierten Rechnung beibehalten, da sie die gesetzlich vorgeschriebenen Merkmale aufweist, vor allem ihre Identifikationsnummer im KSeF.

 Korrektur einer strukturierten Rechnung

In der Regel liegt die Entscheidung, eine strukturierte Rechnung auszustellen, allein beim Aussteller. Die Korrekturen strukturierter Rechnungen bilden jedoch eine Ausnahme von dieser Regel. Nach dem geänderten USt-Gesetz müssen solche Rechnungen in Form einer strukturierten Rechnung ausgestellt werden. Bei Korrekturrechnungen, die für ursprüngliche strukturierte Rechnungen ausgestellt wurden, sind zusätzliche Angaben erforderlich, so z.B. die Identifizierungsnummer der ursprünglichen Rechnung aus dem KSeF.

Ein Steuerpflichtiger, der Korrekturrechnungen in strukturierter Form ausstellt, kann die Steuerbemessungsgrundlage und den Umsatzsteuerbetrag bereits in dem Abrechnungszeitraum verringern, in dem er eine solche Korrektur ausgestellt hat. Der Abnehmer, der den Erhalt einer strukturierten Rechnung im KSeF akzeptiert, ist dagegen verpflichtet, die Vorsteuer zum Zeitpunkt des Eingangs der Rechnung im System zu berichtigen.

Im Falle anderer Erwerber (d.h. Erwerber, die strukturierte Rechnungen außerhalb des KSeF erhalten) gelten die allgemeinen Vorschriften aus Art. 86 Abs. 19a des USt-Gesetzes.

Vereinfachungen für Steuerzahler

Um die Steuerpflichtigen zu ermutigen, ausgestellte Rechnungen nach einem bestimmten Schema zu verwenden, hat das Finanzministerium ein System steuerlicher Anreize für Unternehmen vorgesehen, die sich für die Ausstellung und/oder den Erhalt derartiger Rechnungen entscheiden.

Steuerzahler, die sich dafür entscheiden, nur strukturierte Rechnungen auszustellen, werden von einer Präferenz in Form einer kürzeren Mehrwertsteuerrückerstattungsfrist von 60 auf 40 Tage profitieren können. Diesbezüglich sieht das geänderte Gesetz jedoch mehrere Voraussetzungen vor.

Darüber hinaus werden die Steuerpflichtigen durch die Verwendung von strukturierten Rechnungen, die über das KSeF ausgestellt werden, von der Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung der Rechnungen befreit.

Steuerpflichtige, die strukturierte Rechnungen ausstellen und/oder empfangen, werden diese nicht aufbewahren und archivieren müssen, da Rechnungen, die über das KSeF ausgestellt wurden, 10 Jahre lang auf der Plattform des Finanzministeriums gespeichert werden.

 Datum des Inkrafttretens

Die Regelungen sind ab dem 1. Januar 2022 in Kraft getreten. In der ersten Phase wird die Ausstellung von Rechnungen über das neue System freiwillig sein. Wie vom Finanzministerium angekündigt, soll die Verwendung strukturierter Rechnungen jedoch voraussichtlich ab dem Jahr 2023 obligatorisch werden. Der genaue Zeitpunkt für die Einführung der obligatorischen Nutzung des nationalen E-Rechnungs-Systems ist jedoch noch nicht bekannt.

Nachstehend finden Sie die Links zu den Dateien, aus denen das elektronische Musterdokument besteht

 XML:    http://crd.gov.pl/wzor/2021/11/29/11089/wyroznik.xml

XSD:    http://crd.gov.pl/wzor/2021/11/29/11089/schemat.xsd

XSL:     http://crd.gov.pl/wzor/2021/11/29/11089/styl.xsl

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